Dokumentaation hallinta. Luennot luennot aiheesta "Johdon dokumentaation tuki" Johdon dokumentaation peruskäsitteet -luennot

GOU SPO "Moskovan osavaltion kenkämallinnuksen ja markkinoinnin korkeakoulu"

Luentomuistiinpanot

tieteenalan mukaan:

"Johdon dokumentaarinen tuki"

erikoisuuksia varten 080110, 080112, 080113

Johdanto

Minkä tahansa yrityksen tai organisaation toiminnan perusta on työ tiedon kanssa - sen vastaanottaminen, käsittely, mahdollisten päätösten tekeminen ja niiden toteuttaminen.

Tieto on tietoa henkilöistä, tosiasioista, tapahtumista ja ilmiöistä riippumatta sen esitysmuodosta.

Asiakirja (latinan sanasta "documentum" - todiste) on materiaalinen tietoväline, johon on tallennettu tietoja ja joka on tarkoitettu sen välittämiseen ajassa ja tilassa. Asiakirjat voivat sisältää kuvia, tekstejä, ääniä ja muuta tietoa.

Dokumentaation hallinta on toimiala, joka tarjoaa dokumentointia ja työn organisointia virallisten asiakirjojen kanssa.

Antiikista 1800-luvulle asti käsitettä "asiakirja" käytettiin "kirjallisena todisteena" ja sitä käytettiin pääasiassa oikeuskäytännössä ja diplomatiassa. Tämä käsite on kuitenkin laajempi. Ja 1900-luvun alusta lähtien belgialainen tiedemies Paul Otlet Kansainvälisessä dokumentaatioinstituutissa on jo käyttänyt "asiakirjan" käsitettä terminä, joka yhdistää kaiken eri medioihin tallennetun tiedon. Hän piti täällä käsikirjoituksia, painettuja julkaisuja, kaiverruksia, kaavioita, filmi- ja valokuvadokumentteja, levyjä, karttoja, äänitallenteita, muistiinpanoja, mitaleja, postikortteja jne. ja jopa kuvanveistoa, maalausta ja arkkitehtuuria. Toisin sanoen mikä tahansa tietolähde aineellisessa muodossa.

Asiakirjassa on kaksi entiteettiä - tiedotus ja materiaali, jotka määrittävät sen ominaisuudet - informatiivinen ja toiminnallinen.

Asiakirjan informatiivinen ominaisuus on kyky välittää tietoa. Tämä sisältää tietojen merkityksen, luotettavuuden, täydellisyyden, saatavuuden ja muut.

Asiakirjan toiminnallisia ominaisuuksia ovat asiakirjan kestävyys ja kyky kestää erilaisia ​​vaikutuksia - mekaanisia, valoisia, biologisia, haitallisia ympäristötekijöitä. Käyttöominaisuudet määräävät asiakirjan turvallisuuden, joka riippuu materiaalista ja kirjoitustavoista.

Asiakirjojen toiminnot on jaettu yleisiin ja erityisiin.

Asiakirjojen yleiset toiminnot ovat:

• tiedotus - tietojen tallentaminen, tallennus ja siirto;
• kommunikatiiviset - tiedon siirto, vaihto;
• sosiokulttuuriset - yhteiskunnallista ja kulttuurista merkitystä edustavat asiakirjat, jotka välittävät kulttuuriperinteitä ja arvojärjestelmiä.

Asiakirjojen erikoistoiminnot ovat:

Oikeudellinen - jotkut asiakirjat ovat lain lähde, toiset voivat olla todisteita oikeusalalla;

• organisatorinen – oikeussuhteiden luominen;
• johtaminen - johtamisasioiden ratkaiseminen ja päätösten tekeminen dokumentoituun tietoon perustuen;
• koulutus – tiedon siirto ihmisten ja sukupolvien välillä;
• kognitiivinen - tiedon hankkiminen ja siirtäminen prosessien ja ilmiöiden jatkotutkimusta varten;
• muistomerkki - historiallisen tiedon siirto yksilöistä tai yhteiskunnasta, asiakirjoja, jotka ovat historiallista perintöä.

Osa 1. Johtamistoiminnan dokumentointi

Aihe 1.1. Valtion esikoulujärjestelmä. Dokumentointijärjestelmät

Valtion johtamisen dokumentoinnin tukijärjestelmä (GSDM) on joukko periaatteita ja sääntöjä, jotka asettavat yhtenäiset vaatimukset johtamistoiminnan dokumentoinnille ja asiakirjojen kanssa tehtävän työn organisoinnille valtion elimissä, yrityksissä (yhdistyksissä), laitoksissa ja julkisissa organisaatioissa.

GSDOU:n päätavoite on virtaviivaistaa työnkulkua, vähentää asiakirjojen määrää ja parantaa niiden laatua, luoda edellytykset edistyneiden teknisten työkalujen ja tekniikoiden tehokkaalle käytölle tiedon keräämiseen, käsittelyyn ja analysointiin sekä hallintalaitteiston työn parantamiseen. . Yleiset vaatimukset asiakirjoille ja dokumentaation tukipalveluille ovat säädös- ja metodologinen perusta johdon dokumentaation tuen parantamiselle yhtenäiseltä pohjalta ja sen tehostamiseksi yhtenäistämällä asiakirjojen koostumusta ja muotoja, parantamalla niiden laatua, dokumentaation tukipalvelun työ perustuu työn tieteellisestä organisoinnista ja uusimpien teknisten keinojen käyttöönotosta .

Dokumentaatiojärjestelmä on joukko toisiinsa liittyviä asiakirjoja, joita käytetään tietyllä toimialalla.

Organisaatiota tai yritystä johtaessa kehitetään samanlaisia ​​ja toistuvia asiakirjoja.

Yleisin ja olennaisin, joka on järjestelmäkokonaisuuden kärjessä, on katsottava järjestelmäkompleksin ylimmäksi asemaksi, sitä tulisi pitää valtakunnallisena dokumentointijärjestelmänä, joka kattaa kaikki maassa syntyvät ja liikkuvat asiakirjat; ne puolestaan ​​voidaan luokitella eri kriteerien mukaan:

Toiminnalliset dokumentointijärjestelmät määrittelevät ne, jotka ovat tavalla tai toisella luontaisia ​​kaikille organisaatioille, esimerkiksi kirjanpito, henkilöstö, arkisto, organisaatio.

Teollisuuden dokumentointijärjestelmät määrittelevät ne, jotka tavalla tai toisella ovat luontaisia ​​vain tietyille organisaatioryhmille, joita yhdistää taloudellisen ja yhteiskunnallisen toiminnan yhtenäisyys, esimerkiksi lääketiede, koulutus, tutkimus.

Huomattavan määrän ratkaistavien tehtävien yhtenäisyys, yhtenäiset tekniikat niiden dokumentoimiseksi, huomattavan määrän pakollisia tietoja toistettavuus mahdollistivat käytännön syistä useiden dokumentointijärjestelmien tunnistamisen ja yhtenäisten vaatimusten laatimisen niille. dokumentointijärjestelmät.

Ensimmäinen näistä järjestelmistä olisi valtion standardien ja eritelmien järjestelmä (SSS). Hallituksen päätöksellä vuonna 1965 kehitetty järjestelmä sisältää valtion standardeja, jotka määrittelevät standardoinnin päätavoitteet ja tavoitteet; standardointityön organisaatio ja menetelmät maassa; standardien ja muun säädös- ja teknisen dokumentaation kehittämisen, täytäntöönpanon, levittämisen, niihin tehtyjen muutosten sekä niiden täytäntöönpanon ja noudattamisen valtion valvonnan ja osastojen valvonnan.

Vuonna 1971 kehitettiin yhtenäinen teknologisen dokumentaation järjestelmä, joka koostuu yli 20 standardista ja ohjeesta. Tämä järjestelmä voi ratkaista ongelmia teknologisen dokumentaation rekisteröinnin ja levityksen alalla, sekä yleiskäyttöisten että erikoistuneiden töiden tyypeillä yrityksissä ja organisaatioissa, riippumatta niiden tuotannon tyypistä ja luonteesta.

Samanaikaisesti luotiin kansainvälisten vaatimusten pohjalta yhtenäinen suunnitteludokumentaatiojärjestelmä.

Aihe 1.2. Hallintotoimintojen yhtenäistäminen ja standardointi

Yhtenäinen dokumentaatiojärjestelmä on yhtenäisten sääntöjen ja vaatimusten mukaisesti laadittu asiakirjamuoto, joka toimii tietyllä toimialalla (johtaminen, talous jne.). Yhdistämisen tehtävänä on vähentää käytettävien asiakirjojen monimuotoisuutta, saada yhdeksi niiden muodot, rakenne, kieli ja tyyli sekä käsittely- ja säilytysprosessit.

Asiakirjojen yhdistäminen vähentää dokumenttien käsittelyn monimutkaisuutta, erilaisten dokumentaatiojärjestelmien tietojen yhteensopivuuden saavuttamista vastaavia ja niihin liittyviä hallintatoimintoja varten sekä tietotekniikan tehokkaamman käytön.

Asiakirjojen standardointi on eräänlaista oikeudellista konsolidointia suoritetusta yhdistämisestä ja sen pakollisuudesta. Standardoinnin tehtävänä on DOW:ssa hyväksyttyjen pakollisten normien, sääntöjen ja vaatimusten kehittäminen ja hyväksyminen.

Seuraavat standardiluokat on perustettu:

• valtion standardit (GOST);
• teollisuusstandardit (OST);
• tasavallan standardit (PCT).

Paperityötä koskevat vaatimukset vahvistetaan valtion standardissa - GOST R 6.30-2003 “Unified Documentation Systems. Organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation yhtenäinen järjestelmä. Paperityötä koskevat vaatimukset. Standardin määräykset määrittelevät:

• asiakirjojen yksityiskohtien koostumus;
• asiakirjojen tietojen rekisteröintivaatimukset;
• paperityötä koskevat vaatimukset.

GOST vahvisti seuraavat asiakirjojen tiedot;

01 - Venäjän federaation valtion tunnus;

02 - Venäjän federaation subjektin tunnus;

03 - organisaation tai tavaramerkin tunnus (palvelumerkki);

04 - organisaatiokoodi;

05 - oikeushenkilön tärkein valtion rekisteröintinumero (OGRN);

06 - verovelvollisen tunnus / rekisteröinnin syykoodi (TIN / KPP);

07 - asiakirjan lomakekoodi;

08 - organisaation nimi;

09 - viitetiedot organisaatiosta;

10 - asiakirjatyypin nimi;

11 – asiakirjan päivämäärä;

12 - asiakirjan rekisteröintinumero;

14 - asiakirjan kokoamis- tai julkaisupaikka;

15 - vastaanottaja;

16 - asiakirjan hyväksymisleima;

17 - resoluutio;

18 - tekstin otsikko;

19 - ohjausmerkki;

20 – asiakirjan teksti;

21 - merkki hakemuksen läsnäolosta;

22 - allekirjoitus;

23 - asiakirjan hyväksymisleima;

24 – asiakirjahyväksyntäviisumit;

25 - painatus;

26 - merkintä jäljennöksen varmentamisesta;

27 - merkki esiintyjästä;

28 - merkintä asiakirjan suorittamisesta ja sen lähettämisestä tapaukseen;

29 - merkki asiakirjan vastaanottamisesta organisaatiossa;

30 – asiakirjan sähköisen kopion tunniste.

Yksityiskohtien käyttö on välttämätöntä ennen kaikkea asiakirjan laillisen voiman saamiseksi. Standardin vaatimusten vastaisesti laaditulla asiakirjalla ei ole lainvoimaa. Lisäksi yksityiskohtien käyttö nopeuttaa ja helpottaa paitsi asiakirjan laatimismenettelyä, myös urakoitsijan myöhempää työtä asiakirjojen kanssa. Emme saa unohtaa, että yksittäisten yksityiskohtien ja niiden suunnittelua koskevien yhtenäisten sääntöjen olemassaolo mahdollistaa tietokonetekniikan tehokkaamman käytön asiakirjojen tuotannossa ja käsittelyssä.

Asiakirjan tiedot eivät ole samanarvoisia: joitain tietoja tarvitaan asiakirjan laillisen voiman saamiseksi (organisaation nimi - asiakirjan laatija, asiakirjan päivämäärä, asiakirjan rekisteröintinumero, allekirjoitus, hyväksyntäleima, sinetti) , toiset ovat puhtaasti virallisia ja tarpeellisia asiakirjan kanssa työskentelyn järjestämiseksi, toiset suorittavat kirjanpitotoimintoa jne. Osa asiakirjan tiedoista on lomakkeen tietoja, joitain tietoja käytetään asiakirjan valmistelussa ja toteutuksessa, on tietoja, jotka laaditaan asiakirjan toteutusvaiheessa.

Tyhjä asiakirja on vakiopaperi, jossa on tiedot virallisen asiakirjan laatijan tunnistamisesta.

Asiakirjalomakkeiden valmistukseen käytetään kahta paperikokoa - A4 ja A5. Paperimuodot määritellään GOST 9327-60 "Paperi ja paperituotteet. Kuluttajamuodot" ja niiden mitat (mm):

GOST määrittää kaksi vaihtoehtoa tietojen sijoittamiselle lomakkeelle:

• kulma (yksityiskohdat sijaitsevat vasemmassa yläkulmassa)
• pituussuuntainen (asiakirjan yläreunaa pitkin)

Esimerkiksi:

Kirjelomake, jossa kulmat yksityiskohdat

RUSARKISTO

valtion virasto

Koko Venäjän tutkimuslaitos

Oppitunnin tarkoitus: esiopetuslaitosten peruskäsitteiden ja määritelmien tutkiminen; asiakirjojen paikan ja roolin määrittäminen kaupallisen yrityksen toiminnassa; asiakirjojen luokituksen huomioon ottaminen.

Opiskelukysymyksiä:

1. Esiopetuksen oppiaine, sisältö ja tehtävät.

2. Asiakirjojen paikka ja rooli hallinnossa nykyisessä vaiheessa.

3. Asiakirjojen luokittelu.

1. Esiopetuksen oppiaine, sisältö ja tehtävät

Avain järkevään ja tehokkaaseen johtamispäätökseen, tulokselliseen ja tarkoituksenmukaiseen toimintaan on tiedon hankinnan oikea-aikaisuus ja riittävyys. Asiantuntijoiden mukaan tiedon määrä maailmassa kaksinkertaistuu joka kolmas vuosi, mikä kuvastaa ihmisyhteisön korkeaa kehitysvauhtia kaikilla alueilla. Maassamme on joka vuosi massa uusia eri omistusmuotoja, eri tarkoituksiin luotuja yrityksiä, joista tulee tiedonsiirron kohteita ja subjekteja. Näin ollen dokumentointiasioiden tietämyksen relevanssi on suuri ja lisääntyy jatkuvasti.

Tieto on tärkein hyödyke. Kovan kilpailun olosuhteissa selviää se, joka saa oikea-aikaisesti ja oikean määrän tietoa markkinoista, uusista laitteista, teknologioista jne. Dokumentti on väline informaation materialisoimiseksi, sen kiinnittämiseksi tilaan ja aikaan, ja dokumenttien kokoamista ja käsittelyä kutsutaan johtamisdokumentaation tueksi.

Johdon dokumentointituki on johtamislaitteiston toimintaa, joka kattaa dokumentointi- ja dokumentointityön organisoinnin johtamistoimintojen suorittamisen yhteydessä. Asiakirjojen luomiseen suoraan liittyvää toimistotyön osaa kutsutaan dokumentaatioksi. Asiakirjojen liikkumisen ja kirjanpidon kysymykset liittyvät asiakirjavirran käsitteeseen. Asiakirjojen säilytyksen järjestäminen kuuluu arkistotoimintaan.

Johtamisen dokumentaarinen tuki on perustavanlaatuinen johtamisen tekniikka, jonka päätarkoituksena on antaa johdolle tietoa yrityksen tilanteesta, jotta se voi tehdä järkeviä johtamispäätöksiä ja seurata niiden toteutumista.

DOW:n kohteena ovat sekä yksittäiset asiakirjat että koko dokumentaatiosarja.

DOW:n aiheena on yrityksen koko johtamistoimintojen heijastavien asiakirjojen oikea toteuttaminen; työnkulun asianmukainen järjestäminen GOST-vaatimusten mukaisesti.

Tieteen opiskelun tarkoituksena on hallita asiakirjojen oikean suorittamisen ja työnkulun asianmukaisen järjestämisen perusteet GOST-vaatimusten mukaisesti.

Esiopetuslaitoksen päätehtävät:

yrityksen johdon, tuotannon ja muun toiminnan heijastus asiaankuuluvissa asiakirjoissa;

asiakirjojen järkevän käytön varmistaminen yrityksen liiketoiminnassa.

Asiakirjojen käsittelyssä tulisi olla niin vakiintunut menettely, että se ei häiritse työntekijöitä yrityksen päätavoitteista. Tältä osin jokainen yritys valitsee itsenäisesti toimistotyön organisointimuodon: keskitetty, hajautettu ja sekoitettu.

Keskitetyllä lomakkeella kaikki asiakirjankäsittelytoiminnot on keskitetty yhteen keskukseen - toimistoon, yhteiseen osastoon tai sihteeriin.

Hajautettu muoto mahdollistaa toimistotoiminnan hajauttamisen rakenteellisten osastojen välillä.

Sekamuodossa toiminnot suoritetaan keskitetysti (vastaanotto, rekisteröinti) ja hajautetusti (tallennus, tiedostojen muodostaminen). Toimistotyön organisointimuoto valitaan ottaen huomioon yrityksen koko, työnkulun volyymi, rakenteellisten osastojen kokoonpano. (Pienissä kaupallisissa yrityksissä käytetään useimmiten keskitettyä muotoa).

2. Asiakirjojen paikka ja rooli hallinnossa nykyisessä vaiheessa

Johdon dokumentaarisen tuen ongelma ei menetä merkitystään tällä hetkellä. Tämä selittyy seuraavista syistä:

Tieteellisen ja teknologisen kehityksen vauhti on selvästi jäljessä yleisen tiedon ja erityisesti hallinnollisen tiedon virran kasvusta.

Useiden yritysten työntekijöiden käytettävissä olevat asiakirjankäsittelymenetelmät ja -menetelmät, jotka käyvät päivittäin läpi tuhansia hallinnollisia ja muita talouspapereita, ovat edelleen hyvin kaukana täydellisyydestä.

Asiakirjatyön organisointi vaikuttaa johdon työn laatuun, johtamistoiminnan onnistuminen kokonaisuutena riippuu siitä, kuinka ammattitaitoisesti dokumentaatiota ylläpidetään. Organisaatiotyön kaikki vaiheet dokumentoidaan yleensä. Asiakirjojen käsittely vaatii erityisosaamista ja -taitoja. Asiakirjat ovat erilaisia ​​ja jokaisella asiakirjalla - peruskirjalla, pöytäkirjalla, määräyksellä, todistuksella jne. - on omat ominaisuutensa ja säännöt niiden kanssa työskentelyyn.

Asiakirjat on paitsi laadittava ja laadittava oikein, myös siirrettävä, tallennettava ja tarvittaessa löydettävä nopeasti. Siksi yrityksissä tulisi kiinnittää paljon huomiota johtamistoiminnan tieto- ja dokumentointitukeen.

Johdon päätökset perustuvat aina käsiteltävään asiaan tai hallinnoitavaan kohteeseen liittyviin tietoihin.

Luotettavuuden ja tarkkuuden lisäksi tiedoille asetetaan kaksi tiukempaa vaatimusta:

1. Sen on oltava oikea-aikainen.

2. Sen pitäisi riittää parhaan päätöksen tekemiseen.

Jos tieto tuli myöhässä, et voi enää osallistua toimiin tai tapahtumiin. Toisaalta, jos tiedot ovat riittämättömät, tiedät jotain puolivälissä, päätöksesi ei välttämättä ole vain paras, vaan myös virheellinen.

Mikä tahansa yritys, samoin kuin jokainen henkilö erikseen, voi olla olemassa vain tietoja vaihtamalla. Useimmissa tapauksissa tiedon välittäjä on asiakirja. Kuten Yhdysvalloissa tehdystä tutkimuksesta käy ilmi, yli 90 % tiedoista on tallennettu paperille. Siksi monissa kehittyneissä maissa asiakirjojen kanssa tehtävän työn organisoinnille annetaan suuri merkitys.

Maassamme 27. heinäkuuta 2006 hyväksyttiin Venäjän federaation liittovaltiolaki "Tiedosta, tietotekniikasta ja tietoturvasta". Laki heijastaa "tiedon" ja "asiakirjan" määritelmät.

INFORMAATIO on tietoa henkilöistä, esineistä, tosiasioista, tapahtumista, ilmiöistä ja prosesseista riippumatta niiden esitysmuodosta;

DOKUMENTOINTI TIETO (DOKUMENTTI) - aineellinen esine, jonka tiedot on kiinnitetty henkilön luomalla tavalla siirrettäväksi ajassa ja tilassa.

Harkitse asiakirjan ominaisuuksia ja toimintoja.

Asiakirjalla on kaksi ominaisuutta - informatiivinen ja toiminnallinen.

Asiakirjan informatiivinen ominaisuus on sen kyky välittää tietoa. Tämä sisältää relevanssin, luotettavuuden, tiedon saatavuuden jne. Asiakirjan toiminnallisia ominaisuuksia ovat kestävyys, dokumentin lujuus, kyky kestää erilaisia ​​vaikutuksia. Käyttöominaisuudet määräävät asiakirjan turvallisuuden, joka riippuu materiaalista ja kirjoitustavoista.

Asiakirjan päätoiminnot:

Informatiivinen (asiakirjaan tallennetaan tosiasiat, tapahtumat, ilmiöt ..)

Organisatorinen (asiakirjan avulla varmistetaan vaikutus ihmisryhmiin toiminnan organisoinnissa ja koordinoinnissa)

Kommunikaatio (asiakirja tarjoaa yrityksen ulkosuhteet);

Oikeudellinen (asiakirjan sisältöä käytetään todisteena pohdittaessa kiistanalaisia ​​kysymyksiä;

Koulutus (asiakirja kurittaa esiintyjää, vaatii korkeampaa koulutustasoa;

Koulutus (aloittelijoille ja nuorille ammattilaisille valmiista asiakirjoista tai niiden kopioista tulee malleja uusien asiakirjojen valmistelussa ja toteutuksessa).

3. Asiakirjojen luokittelu

Hallintotoimien aikana kohtaamme valtavan määrän erilaisia ​​asiakirjoja. Jokainen niistä puolestaan ​​erottuu muista paitsi suunnittelun ja sisällön, myös toteutusjärjestyksen perusteella. Asiakirjojen luokittelu lisää niiden kanssa työskentelyn tehokkuutta. Asiakirjojen jakaminen eri ryhmiin mahdollistaa dokumentointitoiminnan paremman organisoinnin.

Kaikki asiakirjat niissä näkyvien toimintotyyppien mukaan on jaettu kahteen luokkaan:

Asiakirjat yleisistä ja hallinnollisista asioista (yrityksen ja sen toiminnan yleistä hallintoa koskevat kysymykset). Tällaisia ​​asiakirjoja voivat laatia kaikkien osastojen työntekijät.

Asiakirjat hallintotehtävistä. Nämä asiakirjat laativat taloushallinnon, kirjanpidon, suunnittelun, toimituksen ja markkinoinnin työntekijät.

Kaikki asiakirjat on myös jaettu seuraaviin ryhmiin:

Dokumentaation avulla

käsin kirjoitettu;

Elektroniset;

Graafinen;

Elokuvateatteri, valokuvadokumentit.

käyttöalueen mukaan

Organisatoriset ja hallinnolliset;

Rahoitus;

Tieteelliset ja tekniset;

Raportointi ja tilastot.

yksinkertainen;

Monimutkainen.

kokoamispaikalla

Sisäinen;

Ulkoinen.

julkisuuden mukaan

avata;

Pääsyrajoitusleimalla ("virkakäyttöön" - tiedot, jotka on tarkoitettu vain tämän yrityksen työntekijöille; "liikesalaisuus" - tiedot, joiden paljastaminen voi vahingoittaa sen omistajaa; "salainen" - tieto, joka muodostaa valtiosalaisuuden).

Alkuperä

Viralliset tai viralliset asiakirjat (juridisen tai luonnollisen henkilön laatimat ja asianmukaisesti laaditut asiakirjat, jotka kuvastavat yrityksen etuja);

henkilökohtainen (joka vaikuttaa tietyn henkilön etuihin, rekisteröidyt asiakirjat).

Lainvoimalla

Alkuperäiset tai alkuperäiset (tekijän allekirjoittamat viralliset asiakirjat ensimmäiset tai ainoat kopiot);

Kopio (asiakirjat, jotka toistavat täysin alkuperäisten tiedot ja kaikki sen ulkoiset merkit, joilla ei ole laillista voimaa);

Loma (alkuperäisen toteutuksen aikana jäljennöksenä tehtyä kopiota, joka jää yrityksen toimiin, ei pääsääntöisesti ole varmennettu allekirjoituksella);

oikeaksi todistetut kopiot (kopiot, joissa on tarvittavat tiedot, jotka antavat niille laillisen voiman);

otteet (asiakirjan osat, joista käy ilmi, mistä asiakirjasta ote on tehty, virkamiehen varmentama ja sinetöity);

Kaksoiskappaleet (alkuperäisen asiakirjan toistetut kopiot, joilla on sama oikeusvoima kuin alkuperäisellä) - myönnetään alkuperäisen katoamisen tai tuhoutumisen yhteydessä.

Esitysmuodon mukaan (yhdistymisasteet)

Yksilöllinen (kertaluonteinen asiakirja, jonka sisältö esitetään missä tahansa muodossa);

Malli (kun dokumentin rakenne ja osa sisällöstä valmistetaan etukäteen ja toinen osa täytetään sitä laadittaessa);

Standardi (standardiprosessit ja -ilmiöt kuvaavat asiakirjat - vakioohjeet);

Esimerkillinen (käytetään asiakirjojen valmisteluun ja toteuttamiseen analogisesti);

Unified (sisältyy mihin tahansa yhtenäiseen dokumentaatiojärjestelmään).

Määräaikaan mennessä

Kiireellinen (määräajan mukaan);

Ei-kiireellinen.

säilyvyysajan mukaan

Väliaikainen varastointi (jopa 10 vuotta);

Pitkäaikainen varastointi (yli 10 vuotta);

Pysyvä varastointi.

Aihe 2. Valtion dokumentointijärjestelmän kehityshistoria.

Tutkimuksen tarkoitus: valtion dokumentointijärjestelmän kehittämisen päävaiheiden tutkiminen ja tiettyjen asiakirjojen luomisen perinteiden tunnistaminen.

Opiskelukysymyksiä:

1. Toimistotyö antiikin Venäjällä.

2. Pakollinen toimistotyö XV-XVII vuosisatoja.

3. Kolleginen toimistotyö.

4. Ministeriön kirjanpito 1800-luvulta - 1900-luvun alku.

5. Johtamisen ja toimistotyön historia 1900-luvulla.

1. Toimistotyö antiikin Venäjällä

Vanhan Venäjän valtion kehityksen alkuvaiheessa (1400-luvun loppuun asti) ei ollut valtion instituutioita. Heidän tehtäviään hoitivat useimmiten yksittäiset virkamiehet tai elimet. Näissä olosuhteissa yhtenäinen toimistotyöjärjestelmä ei ollut johtamisjärjestelmän itsensä vaatima. Kuitenkin aikamme tulleet asiakirjat osoittavat, että jo 1000-luvulla. Vanhassa Venäjän valtiossa oli asiakirjojen kirjoittamisen kulttuuri. Tänä aikana (X-XV vuosisatoja) oikeussuhteet pääasiassa dokumentoidaan, testamentit luodaan. Valtion lainsäädäntöperustan kehittyessä syntyy asiakirjoja, jotka vahvistavat tietyt yksityiset oikeussuhteet. Nämä ovat lukuisia erilaisia ​​lakisääteisiä kauppakirjakirjeitä; lainattu, asuntolaina, rahalainan korjaaminen jne.

X-XIV vuosisatojen aikana Venäjällä muodostui tiettyjä perinteitä asiakirjojen valmistelussa ja toteutuksessa niiden toiminnallinen tarkoitus huomioon ottaen.

Venäjän federaation opetus- ja tiedeministeriö

Liittovaltion talousarvion korkea ammatillinen koulutuslaitos "Kemerovon teknologinen instituutti"

Ruokateollisuus"

KESKINEN TEKNINEN TIEDOKONE

Luentomuistiinpanot

kurinalaisuudesta GPD.03 "Johdon dokumentaarinen tuki"

erikoisalalle 100106 "Palvelun järjestäminen

catering-alalla"

suunta 100100 "Palvelu"

kaikki koulutusmuodot

Suunnitellut:

haaran opettaja

osasto "BUAA"

Moldovanova O.L.

Tarkistettu ja hyväksytty

seurakunnan kokouksessa

osasto "BUAA"

Pöytäkirja nro __ päivätty ______

O.A. Konshina

Kemerovo 2011

JOHDANTO

"Johdon toiminnan dokumentaarinen tuki" on suhdannesyklin tieteenala, joka on tarpeen erikoisalojen 080110 "Taloustiede ja laskentatoimi (toimialoittain)" opiskelijoiden valmentamiseen. Opiskelijoiden opiskelun aikana hankkimalla tiedolla on teoreettista ja käytännön merkitystä tämän profiilin asiantuntijoiden muodostumiselle.

Tieteen opetuksen tarkoituksena on perehdyttää opiskelijat toimistotyön perusteisiin yritysjohtamisen organisoinnissa nykyaikaisissa olosuhteissa ja antaa tuleville asiantuntijoille tietoa johtamistoiminnan dokumentointia ohjaavista valtakunnallisista säännöksistä ja metodologisista materiaaleista.

Kurssin päätehtäviä ovat mm.

Tutustuminen Venäjän federaation siviililain, työlakien, GOST:ien ja toimistotyön vakioohjeiden vaatimuksiin, Venäjän federaation arkistorahastoa ja arkistoja koskevan lainsäädännön perusteisiin;

Asiakirjojen kokoamisen ja niiden kanssa työskentelyn järjestämisen sääntöjen tutkiminen;

Asiakirjojen nykyisen säilytysjärjestyksen tutkiminen;

Tapausten käsittelymenetelmän hallitseminen myöhempää varastointia varten.

Kurssin päätyttyä opiskelijoiden tulee:

Tunne dokumentointijärjestelmät, asiakirjojen valmistelun ja toteutuksen vaatimukset, nykyaikaiset menetelmät ja tekniikat dokumenttien luomiseen;

Kyky kehittää pätevästi pääasiallisia hallintoasiakirjoja;

sinulla on käsitys asiakirjojen liikkumisen järjestämisestä;

Omistaa liike- ja kaupallisen kirjeenvaihdon säännöt ja muodot, myös ulkomaisten kumppaneiden kanssa vierailla kielillä.

Aihe 1. Johtamistoiminnan dokumentointi

1. Toimistotyön käsite

1. Toimistotyön käsite

Paperityötä pidetään yhtenä tärkeimmistä organisaation toiminnan osa-alueista, joka varmistaa sen toiminnallisten tehtävien suorittamisen, sillä johtohenkilöt käyttävät keskimäärin 60 % työajastaan ​​asiakirjojen parissa.

toimistotyö- toimiala, joka tarjoaa dokumentointia ja työn organisointia virallisilla asiakirjoilla.

Minkä tahansa organisaation (ministeriöstä pieniin yrityksiin) johtamistoiminnan ytimessä ovat tiedon hankinta-, käsittely-, päätöksenteko-, tekijöiden tietoon tuominen, toteutus ja yhteenvetoprosessit.

Suurin osa hallintotiedoista tulee dokumentoidussa muodossa. Siksi bisnestä kutsutaan myös dokumentaation hallinnan tuki (DOE).

Toimistotyön organisointi riippuu:

Hallinnan tehokkuus;

Kannattavuus;

Tehokkuus;

Johdon työntekijöiden työkulttuuri.

Toimistotyö koostuu kahdesta erottamattomasti toisiinsa liittyvästä osasta: dokumentoinnista ja dokumenttien kanssa työskentelyn organisoinnista.

Dokumentointi- tietojen tallentaminen eri tietovälineille vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.

Nykyaikaisessa toimistotyössä työ yhdistetään paperiasiakirjoihin ja sähköisessä muodossa toimitettuihin asiakirjoihin.

Asiakirjojen kanssa työskentelyn organisointi - työnkulun järjestäminen, asiakirjojen säilyttäminen ja käyttö laitoksen, yrityksen nykyisessä toiminnassa.

Asiakirjatyön tehokas organisointi tarjoaa optimaaliset olosuhteet kaikenlaiselle asiakirjojen kanssa tehtävälle työlle niiden luomisesta tai vastaanottamisesta niiden tuhoamiseen tai siirtämiseen arkistovarastoon.

Toimistotyön sääntely- ja metodologinen perusta (perusta).- joukko vaatimuksia, normeja, sääntöjä ja suosituksia asiakirjojen valmistelua ja niiden kanssa työskentelyä varten, jotka on vahvistettu säädöksillä, standardeilla, ohjeilla ja menetelmäkäsikirjoilla. Toimistotyön normatiivinen ja metodologinen perusta säätelee:

Asiakirjojen käsittelysäännöt;

Asiakirjojen käsittelyn säännöt;

Asiakirjojen turvallisuuden varmistaminen;

Menettely asiakirjojen siirtämiseksi arkistointiin;

Toimistopalvelun työ (tehtävät, rakenne, henkilökunta);

- uusien tietoteknologioiden käyttöönotto asiakirjojen käsittelyssä;

Työskentele asiakirjojen kanssa, joissa on pääsyrajoitusleima;

Asiakirjoihin liittyvät oikeudelliset näkökohdat ja muut asiat.

Johdon dokumentointitukea säätelevät:

Venäjän federaation lait;

valtion ja teollisuuden standardit;

All-Russian luokittelijat;

Valtion ja teollisuuden ohjeet toimistotyötä varten;

Ohjeet tietyn yrityksen toimistotyöhön.

Säännöt asiakirjojen kanssa työskentelystä tietyssä organisaatiossa muodostavat toimistotyöjärjestelmän.

Vuonna 1988 pääarkisto kehitti ja otti käyttöön tärkeän asiakirjan toimistotyön organisoinnista "Valtion hallinnon dokumentointitukijärjestelmä" (GSDOU).

GSDOU - joukko sääntöjä, jotka asettavat yhtenäiset vaatimukset hallintotoimintojen dokumentoinnille ja asiakirjojen käsittelylle valtion elimissä.

GSDOU:n päätavoite on virtaviivaistaa organisaatioiden asiakirjavirtaa, vähentää asiakirjojen määrää ja parantaa niiden laatua, luoda suotuisimmat olosuhteet teknisten välineiden ja tekniikoiden käytölle tiedon keräämiseen, käsittelyyn, käyttöön ja tallentamiseen.

GSDOU kehitti asiakirjoille valtion standardit (GOST). GOSTit sisältävät kaikki tarvittavat vaatimukset asiakirjojen muodolle, lomakkeille, yksityiskohtien koostumukselle.

Siten perinteisellä venäläisellä asiakirjahallintaprosessien tekniikalla on seuraavat ominaisuudet:

Asiakirjojen liikkeen (pää - esiintyjä - pää) selkeästi ilmaistu vertikaalinen luonne organisaatiossa;

Kaiken työskentelyn seuranta asiakirjoilla rekisteröintipäiväkirjoissa tai kirjoituskoneella kirjoitetuissa arkistokaapeissa, joihin syötetään kaikki tiedot asiakirjoista, niiden liikkeistä, esimiesten päätöksistä, määräaikojen valvonnasta, raporteista jne.;

Keskitettyjen rekisteröinti-ohjaus- ja raportointijärjestelmien (tiedostot, arkistokaapit tai aikakauslehdet) ylläpito;

Asiakirjojen yhtenäisen käsittelymenettelyn varmistamiseksi suunnitellaan luoda erikoispalveluja: asioiden osastot, sihteeristöt, toimistot;

Suhteellisen pieni valikoima toimisto- ja työnkulkuprosesseja, niiden korkea standardointiaste;

Johtamisen dokumentaarisen tuen tekniikan perusteet on kirjattu valtion sääntely- ja metodologisiin asiakirjoihin.

2. Käsite "asiakirja". Asiakirjojen luokittelu

Kaikki johdon päätökset tehdään tiedon perusteella. Tietoja voidaan toimittaa:

suullisessa muodossa;

dokumentoidussa muodossa.

Termi "asiakirja" ilmestyi Venäjällä 1700-luvulla. ja latinasta käännettynä tarkoittaa "todistusta", "todistusmenetelmää".

20. helmikuuta 1995 päivätty liittovaltion laki "tiedoista, tietojenkäsittelystä ja tietojen suojasta" nro 24-FZ antaa käsitteen " dokumentoitu tieto" tai "asiakirja"- tämä on materiaalin kantajalle tallennettua tietoa yksityiskohdista, jotka mahdollistavat sen tunnistamisen.

Kaikki asiakirjat on toiminnan tyypistä riippuen jaettu kahteen ryhmään. Ensimmäinen ryhmä on asiakirjat yleisistä ja hallinnollisista asioista, ts. yrityksen (organisaation) ja sen tuotantotoiminnan yleisestä johtamisesta. Toinen ryhmä - asiakirjat johtamistehtävistä.

Asiakirjat on luokiteltu nimeltä: viralliset kirjeet, määräykset, pöytäkirjat, asiakirjat, muistiot, sopimukset jne. Kaikkien näiden asiakirjojen suunnittelu on yhtenäinen, mutta ne voivat olla erilaisia:

- kokoamispaikalla sisäiset (tämän yrityksen työntekijöiden laatimat asiakirjat) ja ulkoiset (muilta yrityksiltä, ​​organisaatioilta ja henkilöiltä saadut asiakirjat);

- muodossa - yksilöllinen, kun kunkin asiakirjan sisällöllä on omat ominaisuutensa (esim. muistiot), stensiili, kun osa asiakirjasta tulostetaan ja osa täytetään laadittaessa, ja tyypillinen, luotu ryhmälle homogeenisia yrityksiä. Pääsääntöisesti kaikki vakio- ja stencil-asiakirjat painetaan typografisesti tai monistuskoneille;

-määräaikaan mennessä - kiireelliset, jotka edellyttävät täytäntöönpanoa tietyn ajan kuluessa, ja ei-kiireet, joille ei ole asetettu määräaikaa;

- alkuperän mukaan - virkamies, joka vaikuttaa yrityksen, organisaation tai henkilökohtaiseen etuun, liittyy tiettyyn henkilöön ja on nimellinen;

- suunnittelutyypin mukaan - aito, kopiot, otteet, kaksoiskappaleet;

- kiinnityksen avulla - kirjalliset, graafiset, valokuva- ja filmidokumentit jne.

Asiakirjat ovat monikäyttöisiä.

Asiakirjojen päätehtäviä ovat:

Tiedotus (dokumentointi, tietojen tallennus ja tarjoaminen);

Johtaminen (johtamisongelmat ratkaistaan ​​asiakirjojen avulla);

Kommunikaatio (asiakirjat ovat tiedonvaihtoväline);

Oikeudellinen (asiakirja voi olla kirjallinen todiste tuomioistuimessa ja olla lain lähde, esimerkiksi laki);

Organisatorinen (asiakirja vahvistaa tai virtaviivaistaa oikeussuhteiden osallistujien toimia, esimerkiksi työnkuva);

Tieteellinen ja historiallinen (historiallista, tieteellistä ja kulttuurista perintöä säilytetään arkistoasiakirjojen avulla).

Kysymyksiä itsehillintää varten

1. Toimistotyön käsite ja sen normatiiviset säännökset.

2. Asiakirjojen luokittelu.

Aihe 2. Hallintodokumentaatio

1. Johdon dokumentaation luokitus

3. Asettelunäppäin

4. Asiakirjojen kokoonpano, sijainti ja yksityiskohtien ominaisuudet

Johdon dokumentaation luokitus

Hallintodokumentaatio - tämä on asiakirja, jota ilman on mahdotonta johtaa yritystä tai harjoittaa yritystoimintaa.

Minkä tahansa yrityksen johtamistoimintaan liittyy erilaisten asiakirjojen luominen nykyisten lakien ja muiden asetusten vaatimusten mukaisesti. Ne voidaan jakaa seuraaviin pääryhmiin:

a) organisaatioasiakirjat(lainsäädäntö- ja muut säädökset, perustamiskirja, peruskirja, ohjeet, määräykset, ohjeet, rakenne ja henkilöstö, henkilöstö, toimenkuvat, sisäiset työsäännöt, tapausten vakio- ja esimerkkinimikkeistö);

b) hallinnollisia asiakirjoja(määräykset, määräykset, päätökset);

sisään) asiakirjat, henkilökunta(henkilöstömääräykset, työsopimukset, henkilöasiakirjat, T-2-lomakkeen henkilökortit, työntekijöiden todistusasiakirjat, henkilökohtaiset palkkatilit, työkirjat, sosiaaliturva-asiakirjat eli eläkkeiden määräys);

G) suunnitteluasiakirjat,(tavoitekehitysohjelmat, taloudellisen ja yhteiskunnallisen kehityksen suunnitelmat, asiakirjat suunnitelmien ja hinnoittelun kehittämisestä, liiketoimintasuunnitelmat, rahoitus-, materiaali-, valuuttataseet, arviot, raportointitietojen analyysit);

e) talous- ja kirjanpitoasiakirjat(pääkirja, vuosikertomukset, taseet, tuloslaskelmat, pankkitilisopimukset, lainasopimukset, tilintarkastus, inventaarioraportit, raportit, arviot, tilit, kassakirjat jne.);

e) tiedot ja viiteasiakirjat(asiakirjat, kirjeet, faksit, pöytäkirjat, muistiot, todistukset, puhelinviestit jne.);

ja) ylempien viranomaisten normatiiviset asiakirjat - asiakirjat, jotka yritys on vastaanottanut erilaisilta valtion ja kunnallisilta organisaatioilta (verot, ympäristönsuojelu jne.) ja jotka säätelevät sen toimintaan liittyviä eri asioita;

h) kirjanpito- ja tilastoasiakirjat(tilastolliset raportit, taulukot, päiväkirjat, tilastoraportointi, kirjeenvaihto);

ja) sopimukset (sopimukset), sopimukset, ehdotukset.

Kaikki yllä olevat asiakirjat talous- ja kirjanpitoasiakirjoja lukuun ottamatta ovat organisaatio- ja hallintoasiakirjoja.

2. Johdon dokumentaation laatimista ja toteuttamista koskevat vaatimukset

Asiakirjan laatimisen tärkeimmät vaatimukset voidaan muotoilla seuraavasti: asiakirjan tulee olla mielekäs, ytimekäs, ymmärrettävä ja oikein muotoiltu.

Paperityötä koskevat vaatimukset on annettu GOST R 6.30-2003:ssa.

Asiakirjat tehdään lomakkeille. Asiakirjalomakkeille on luotu kaksi pääasiallista vakiomuotoa - A4 ja A5; A3- ja A6-lomakkeet ovat sallittuja.

Jokaisella sekä lomakkeella että ilman sitä laaditun asiakirjan arkin marginaalin on oltava vähintään, mm:

20 - vasen, ylhäältä, alhaalta;

10 - oikein.

Asiakirjojen muodot tulee tehdä valkoiselle paperille tai vaalealle paperille.

Lomakkeet saa tuottaa typografisesti, toimivien painotyökalujen avulla tai kopioida tietotekniikan avulla suoraan tietyn asiakirjan valmistuksen yhteydessä. Poikkeuksen muodostavat organisaatioiden kirjelomakkeet, joissa on Venäjän federaation valtion tunnuksen kuva tai Venäjän federaation muodostavien yksiköiden vaakuna.

Yksityiskohtien sijainnista riippuen asennetaan kaksi vaihtoehtoa lomakkeiden sijaintiin - kulmikas ja pitkittäinen.

Organisaatiolle, sen rakenteelliselle alaosastolle, virkamiehelle perustetaan seuraavan tyyppiset asiakirjalomakkeet:

Yleinen muoto;

kirjelomakkeet;

Tietyntyyppisen asiakirjan muoto, paitsi kirje.

Yleistä lomaketta käytetään kaikenlaisten asiakirjojen, paitsi kirjeiden, valmistukseen. Yleinen lomake sisältää organisaation perustamisasiakirjoista riippuen tiedot 01, 02, 03, 06.

Kirjeen muoto, riippuen organisaation perustamisasiakirjoista, sisältää yksityiskohdat 01, 02, 03, 04, 06, 07 ja tarvittaessa rajoittavat merkit vyöhykkeiden ylärajoihin yksityiskohtien 09, 10 sijainnista ,11,12; 14,15,16;17; 18;19.

Tietyn tyyppisen asiakirjan muoto, paitsi kirje, sisältää organisaation perustamisasiakirjoista riippuen yksityiskohdat 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, rajoittavat merkit niiden alueiden rajoissa, joissa yksityiskohdat ovat sijaitsee 09, 10, 11.12; 17; 18.

Venäjän federaation muodostavien yksiköiden organisaatiomuodoista, jotka venäjän kielen ohella valtion kansalliskielenä, yksityiskohdat 06, 07, 12 painetaan kahdella kielellä: venäjäksi ja kansalliseksi, samalla pitkittäistasolla. muodossa.

Valmistettaessa asiakirjoja kahdelle tai useammalle sivulle, toinen ja sitä seuraavat sivut on numeroitava. Sivunumerot sijoitetaan arkin ylämarginaalin keskelle.

3. Asettelunäppäin

Tietyn asiakirjan yksityiskohdat ja niiden suhteellinen sijainti on sen muodossa. Kun luodaan yhtenäinen dokumentaatiojärjestelmä tai dokumenttiryhmä, se yleensä kehitetään näytelomake. Layout Key on graafinen malli asiakirjojen muodostamiseen. Se määrittää paperimuodot, marginaalikoot, kaikkien osien (pysyvien ja muuttuvien) sijoittelun, joka on tyypillinen tälle asiakirjaryhmälle, ja määrittää niiden sijoittamiseen tarvittavan alueen.

Mallissa käytetyn tietojärjestyksen tulee kuvastaa yleisimmin käytettyä vaihtoehtoa, jos alkuperäisen sarjan asiakirjoissa on eroja. Tämä asiakirjojen ominaisuus sallii paitsi onnistuneesti parantaa dokumentointiprosesseja perinteisissä "manuaalisissa" teknologioissa, vaan myös, kun on selvitetty hallintoasiakirjojen arkkitehtuurin yleiset periaatteet, siirtyä tarvittavien asiakirjojen automaattiseen suunnitteluun tietokoneessa (tiedot ) teknologioita.

Näyteavain voidaan esittää sekä piirustuksena, joka sisältää suunnitelman yksityiskohtien sijoittamisesta, että yksityiskohtien kuvauksena, joka osoittaa niiden suunnittelun järjestyksen ja suhteellisen sijainnin allokoitujen alueiden rajoissa. Perinteisten tekniikoiden käytännössä ensimmäinen vaihtoehto tai molempien yhdistelmä on juurtunut enemmän, tietokoneteknologioissa kuvaileva vaihtoehto on parempi.

Tietyntyyppisille asiakirjoille (sopimuksille, protokollille, akteille) ominaista muotoa kutsutaan vakiomuotoinen.

Asetteluavaimen rakentamisen vaatimukset ovat seuraavat:

paperimuodot - A3 - A6 vaaka- (vaaka) ja pystysuoralla (pysty) tekstijärjestelyllä;

huoltomarginaalit – arkistointimarginaali vähintään 20 mm, vasen, ala- ja oikea marginaali vähintään 10 mm;

asiakirjoille lainvoiman antavien yksityiskohtien koostumus ja suunnittelusäännöt.

turvallisuus

Aihe 1 Käsitteiden "Johdon dokumentointituki" ja "Johdon toiminnan dokumentointi" olemus

Hallintodokumentaatio(DOE) (toimistotyö, toimistotekniikat, tietotekniikat johtamisessa) - toimiala, joka tarjoaa dokumentointia ja työn organisointia virallisilla asiakirjoilla.

Dokumentointi- tietojen tallentaminen eri tietovälineille vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.

Asiakirjojen kanssa työskentelyn organisointi- työnkulun järjestäminen, asiakirjojen säilyttäminen ja käyttö toimielimen nykyisessä toiminnassa.

Esiopetuslaitoksen päätehtävänä on varmistaa eri profiilien organisaatioiden tehokas toiminta, parantaa johtamistyötä, vähentää kustannuksia ja vähentää hallintokoneistoa.

Kotimaisen toimistotyön historiaa

Seuraavat vaiheet erotetaan toisistaan:

Toimistotyö Vanhan Venäjän valtiossa (X-XI-luvut) ja feodaalisen pirstoutumisen aikana (XI-XV-luvut)

Pakollinen toimistotyö (XVI-XVII vuosisadat)

Kolleginen toimistotyö (XVII vuosisata)

Ministeriön asiakirjojen hallinta (XIX - XX vuosisadan alku)

Valtion toimistotyön neuvostoaika

Nykyaikainen hallituksen dow-sääntely

Tällä hetkellä hallinnan dokumentoinnin, organisaation ja dokumentaation tuen teknologian sääntely toteutetaan kolmella alueella:

Lainsäädäntö

Standardointi

Sääntely- ja metodologisten asiakirjojen kehittäminen.

Lainsäädäntö

Venäjän federaation laeilla on korkein oikeudellinen merkitys: Venäjän federaation siviililaki; RF:n standardisointilaki (1993); Venäjän federaation laki tiedoista, tietojenkäsittelystä ja tietojen suojasta (1995); Venäjän federaation laki "Venäjän federaation kansojen kielistä" (1991); Venäjän federaation hallituksen asetus "Venäjän federaation valtion tunnuksen jäljennöksillä olevien sinettien ja kirjelomakkeiden valmistuksen, käytön, varastoinnin ja tuhoamisen yksinkertaistamisesta" (1995); Venäjän federaation laki "Valtionsalaisuuksista" (1993); RF-laki "Elektronisesta digitaalisesta allekirjoituksesta" (2002) ja muut.

Standardointi

GOST R 6.30-2003. Yhtenäiset dokumentointijärjestelmät. Organisaation ja hallinnon dokumentoinnin yhtenäiset järjestelmät. Asiakirjavaatimukset.

Normatiiviset ja metodologiset asiakirjat

Hallintotukijärjestelmä (GSDOU) (1991);

Toimistotyön vakioohjeet (hyväksytty liittovaltion arkiston 2000 määräyksellä);

Osastoarkiston toiminnan perussäännöt (1988);

Säilytysajat osoittavat asiakirjaluettelot (vakio- ja osastokohtaiset) (1996);

Hyväksyttiin säännöt työkirjojen ylläpidosta ja säilyttämisestä, työkirjalomakkeiden laatimisesta ja toimittamisesta työnantajille. Venäjän federaation hallituksen 16. huhtikuuta 2003 asetus nro 225.

Ohjeet työkirjan täyttöön, hyväksytty. Työ- ja sosiaaliministeriön asetus. Venäjän federaation kehitys (otettu käyttöön 01.01.2004).

Aihe 2. Asiakirjan tärkeimmät ominaisuudet, toiminnot ja ominaisuudet

Tiedot - (alkaen lat. Tiedot - selitys, esitys)

ihmisten välittämät tiedot suullisesti, kirjallisesti tai muilla tavoilla.

tiedonvaihto ihmisten, ihmisen ja koneen välillä, signaalien vaihto eläin- ja kasvikunnissa; ominaisuuksien siirtyminen solusta soluun; organismista organismiin; yksi kybernetiikan (hallinnan, viestinnän ja tiedonkäsittelyn tiede) peruskäsitteistä (yleinen tieteellinen käsite)

tietoa ympäröivästä maailmasta ja siinä tapahtuvista prosesseista henkilön tai erikoislaitteiden havaitsemana.

Mutta ne vaikuttivat merkittävästi myös menetelmiin ja tekniikoihin niiden hallintaan, asianmukaisen tietotuen järjestämiseen. Näistä syistä myös asiakirjojen valmisteluun, käsittelyyn ja käyttöön liittyvään johtamistoimintaan (johtamisen dokumentaarinen tuki) oli tehtävä objektiivisesti tarpeellisia muutoksia sekä metodologian että erityisten metodologisen tuen alalla. käytännön toimet asiakirjojen käsittelyssä.

Tältä osin kansallisen standardin GOST ISO 15489-1-2007 "Asiakirjanhallinta" kehittämistä ja täytäntöönpanoa koskevan päätöksen hyväksyminen ja täytäntöönpano oli oikea-aikaista. Tämän standardin määräykset muodostavat metodologisen perustan asiakirjanhallintajärjestelmien luomiselle ja tehokkaalle soveltamiselle riippumatta tarjottujen hallintatoimintojen toteuttamisen erityisistä edellytyksistä ja käytetyistä asiakirjankäsittelytekniikoista riippumatta mediatyypeistä ja tiedon muodoista. esittely.

Lisäksi tieto- ja tietoliikennejärjestelmien ja -teknologioiden intensiivinen kehitys vaikutti merkittävästi johdon dokumentoinnin tuen järjestämiseen.

Tätä silmällä pitäen tuli tarpeelliseksi laatia oppikirja, jonka materiaali heijastaisi ilmoitettuja muutoksia dokumenttien työskentelyn metodologisessa ja teknisessä ja teknologisessa tuessa.

Oppikirjamateriaalia täydennetään kunkin pääosan tietokonetesteillä, joiden ominaisuudet on kuvattu liitteessä. Testausohjelma ja testit ovat oppikirjan liitteenä olevalla levyllä.

LUENTO 1

1. ASIAKIRJAHALLINNAN PERUSKÄSITTEET

Asiakirja ja sen ominaisuudet

Allaasiakirja viittaa tunnistettavissa olevaan tietoon, joka on tallennettu aineelliselle välineelle, jonka organisaatio tai henkilö on luonut, vastaanottanut ja säilyttänyt todisteena oikeudellisten velvoitteiden tai liiketoiminnan vahvistamisessa. Samalla asiakirjan tärkein ominaisuus on sen tunnistettavuus, asianmukaiset tiedot.

Asiakirjat sisältävät tietoa, joka on yksi organisaation resurssityypeistä (materiaalien, taloudellisten, henkilöstön jne. ohella), joka tarjoaa mahdollisuuden toteuttaa johtamistoimia. Asiakirjat vaaditaan:

• 
  organisaation tehokkaan ja asianmukaisen toiminnan toteuttaminen, mikä edellyttää tarvittavaa vastuuta;
• 
  organisaatio- ja johtamispäätösten muodostaminen ja dokumentaarinen tallentaminen;
• 
  johtamis- ja hallintotoimien johdonmukaisuuden varmistaminen;
• 
  organisaation toiminnan jatkuvuuden varmistaminen hätätilanteissa;
• 
  organisaation toiminnan laajuutta säätelevien säädösten vaatimusten noudattaminen kaikissa sen ilmenemismuodoissa;
• 
  suojan ja tuen tarjoaminen mahdollisissa organisaation toimintaan liittyvissä riita-asioissa;
• 
  suojella organisaation etuja ja sen työntekijöiden ja asiakkaiden sekä muiden asianosaisten oikeuksia;

• 
  organisaation ja sen työntekijöiden saavutusten ja kehityksen sekä niihin liittyvien immateriaalioikeuksien turvaaminen ja dokumentointi;
• 
  dokumentaarinen tallennus todisteista organisaation ja sen työntekijöiden liiketoiminnallisten, henkilökohtaisten ja sosiaalisten toimintojen toteuttamisesta kaikissa sen monimuotoisuudessa ja erityispiirteissään;
• 
  yritysmuistin, yksilöllisen muistin, yhteiskunnan muistin muodostuminen ja säilyttäminen.

Luodut asiakirjat on tallennettava:

a) varmistetaan toimien jatkuvuus ja koordinointi tehtäessä sekä nykyisiä johtamispäätöksiä että arvioitaessa niiden tulevia seurauksia ja kehitettäessä asianmukaisia ​​päätöksiä:

• 
  tietojen tallentaminen menneistä ja nykyisistä johtamispäätöksistä ja käynnissä olevista toiminnoista (osana yrityksen muistia), jotta voidaan tarjota tietotukea päätöksille ja toiminnoille nykyisyydessä ja tulevaisuudessa;
• 
  aiempien ja nykyisten toimien todisteiden säilyttäminen vastuullisuuden ylläpitämiseksi;

c) vastaamaan asianomaisten osapuolten nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin:

• 
  niiden oikeutettujen etujen tunnistaminen, joita asianomaisilla osapuolilla (työntekijät, liikekumppanit, asiakkaat ja muut) voivat olla asiakirjojen säilyttämiseen pidempään kuin organisaation itsensä kannalta on tarpeen. Sidosryhmiin voivat kuulua myös ne, joille organisaation on annettava pääsy tietoihinsa tilivelvollisuutta varten (tilintarkastajat, sääntelijät, tutkijat, arkistot tai tutkijat);

• 
  asiakirjojen säilyttämisestä saatujen oikeudellisten, taloudellisten, poliittisten, sosiaalisten tai muiden tulosten tunnistaminen ja arviointi tutkijoiden ja koko yhteiskunnan etujen mukaisesti;
• 
  asianomaisen arkistoorganisaation laillisesti perusteltujen vaatimusten noudattaminen.

Asiakirja otetaan huomioon aito, jos voidaan osoittaa, että se on sitä, mitä se väittää olevansa, mitä osoittaa sen tietojen arvojen luotettavuus, erityisesti, että sen on luonut tai lähettänyt henkilö, joka todella loi tai lähetti sen; ja se myös luotiin tai lähetettiin ilmoitettuna aikana. Termi "todistusvoimainen asiakirja" vastaa termiä "alkuperäinen asiakirja".

uskottava(luotettava) on asiakirja, jonka sisältöä voidaan pitää täydellisenä ja täsmällisenä esityksenä näytetyistä päätöksistä, toiminnoista tai tosiasioista ja jota voidaan tämän seurauksena varmasti käyttää myöhemmissä päätöksissä tai toimissa.

Rehellisyys asiakirja määräytyy sen täydellisyyden ja muuttumattomuuden perusteella.

käyttökelpoinen on asiakirja, joka voidaan paikantaa (lokalisoida), käyttää, jäljentää ja tulkita. Kun se esitetään, sen on oltava suoraan yhteydessä sen luoneeseen toimintaan tai päätökseen.

Asiakirjalla on sisältö, konteksti ja rakenne.

Rakenne- tämä on sisällön osien ulkonäkö ja järjestely (esimerkiksi median tyyppi, tallennusmuoto, tietojen järjestäminen, yksityiskohtien sijainti, käytetyt fontit, muistiinpanot, taulukot jne.) sekä linkkien esiintyminen asiakirjan muiden asiakirjojen kanssa (hyperlinkit).

Konteksti (ulkoinen ympäristö) - se on asiakirjaan sisältyvä tai sen mukana oleva tieto, joka kuvaa asiakirjan suhdetta organisaation toimintaan ja muihin asiakirjoihin. Nämä ovat tietoja itse dokumentista (esimerkiksi nimi, tekijä, luontipäivä), tekijästä ja asiakirjan luomistarkoituksesta (esimerkiksi johtotehtävästä tai toiminnasta, luojainstituutiosta), dokumentin käytöstä. asiakirja (kenen, milloin, miksi).

Asiakirjan mainittujen osien kuvaus tehdään ns metatiedot, jotka sisältävät myös dokumenttien hallintaan liittyviä tietoja. Siten metatiedot eivät sisällä vain asiakirjan yksityiskohtia (suunnitteluelementtejä), vaan myös asiakirjan mukana tulevat tiedot (esimerkiksi rekisteröinti- ja valvontalokeissa, kirjanpitotiedostoissa).

Metatiedot: itse asiakirjasta; johtamistoiminnan periaatteet ja säännöt; johtamisprosessiin osallistuvat henkilöt ja johdon dokumentointituki; johtamistoiminta ja sen prosessit; johtamisen dokumentaarisen tuen prosessit.

Asiakirjojen hallinta

Ohjaus asiakirjoja määritellään toiminta-alueeksi, joka sisältää asiakirjojen luomisen, vastaanottamisen, säilyttämisen, käytön ja valinnan (siirtämisen) tehokkaan ja järjestelmällisen valvonnan, mukaan lukien prosessit järjestelmään sisällyttämiseksi ja todisteiden säilyttämiseksi (asiakirjojen muodossa) sekä tiedot organisaation liiketoiminnasta ja johtamisesta.

Asiakirjojen hallinta sisältää:

• 
  tärkeimpien organisatoristen määräysten, kehityssuuntien ja standardien hyväksyminen dokumentinhallinnan alalla;
• 
  Vastuun ja valtuuksien jakaminen dokumenttien hallinnassa organisaatiossa;
• 
  yksityiskohtaisten menettelyjen ja ohjeiden laatiminen ja levittäminen asiakirjojen hallintaa varten;
• 
  asiakirjojen hallintaan ja asiakirjojen käyttöön liittyvien palvelujen tarjoaminen (organisaation ja sen asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi ja etujen suojaamiseksi);
• 
  Asiakirjojen hallintaan tarkoitettujen erikoisjärjestelmien suunnittelu, toteutus ja hallinnointi;

Dokumentinhallinnan strategia perustuu organisaation keskeisten määräysten, kehittämissuuntien ja standardien, menettelytapojen ja käytäntöjen kehittämiseen ja käyttöönottoon sekä dokumentinhallintajärjestelmien suunnitteluun ja käyttöönottoon organisaation tarpeiden ja säädösten vaatimusten mukaisesti. oikeudellisia toimia.

Organisaation arkistointistrategian tulee sisältää sekä strategia organisaation toiminnan dokumentoimiseksi (mitä asiakirjoja tarvitaan, milloin, miten ja minne ne tulee sisällyttää järjestelmään) että strategia asianmukaisen arkistointijärjestelmän toteuttamiseksi.

Organisaatioiden tulee laatia, dokumentoida, ylläpitää ja levittää organisaation toimintatapoja, suuntauksia, standardeja, menettelyjä ja asiakirjojen hallintakäytäntöjä tarjotakseen työhönsä tarvittavaa näyttöä, vastuuta ja tietoja.

Organisaation ohjeiden, kehityssuuntien, standardien, menettelyjen ja arkistonhallinnan käytäntöjen tulee johtaa siihen, että viralliset asiakirjat ovat aitoja, päteviä, täydellisiä ja käyttökelpoisia.

Asiakirjanhallintatoiminta

Organisaatioiden tulee määritellä ja dokumentoida tärkeimmät organisaation määräykset, kehityssuunnat, standardit, menettelyt ja käytännöt (yleensä politiikka) dokumenttien hallinnassa. Tämän tarkoituksena on luoda ja hallita aitoja, luotettavia ja käyttökelpoisia asiakirjoja, jotka pystyvät tukemaan johtamista ja ydinliiketoimintaa vaaditun ajan. Organisaation on varmistettava, että näistä toiminnoista tiedotetaan organisaation kaikilla tasoilla.

Asiakirjanhallinnan tärkeimmät organisatoriset määräykset, kehityssuunnat, standardit, menettelyt ja käytännöt tulee hyväksyä ja hyväksyä korkeimmalla johdon päätöksenteon tasolla ja levittää koko organisaatioon. Vastuu niiden täytäntöönpanosta olisi jaettava.

Mainitut dokumenttienhallinnan organisoinnin komponentit kehitetään johtamistoiminnan analyysin perusteella. Ne tunnistavat alueet, joilla säännökset, standardit ja parhaat käytännöt soveltuvat parhaiten liiketoimintaan liittyvien asiakirjojen luomiseen. Samalla organisaatioiden tulee ottaa huomioon ydintoimintojensa erityispiirteet sekä taloudelliset näkökohdat. Rekisterinhallintaorganisaatio on tarkistettava säännöllisesti sen varmistamiseksi, että se heijastaa muuttuvia johtamisvaatimuksia.

Vastuu ja valtuudet dokumenttien hallinnassa

Asiakirjanhallintaa hoitavat sekä asiakirjoja hallinnoivat työntekijät että muut henkilöt, jotka luovat tai käyttävät asiakirjoja toiminnassaan. Tältä osin on tarpeen määrittää vastuu asiakirjoista ja jakaa se organisaation yksittäisten työntekijöiden kesken.

Rekisterinhallinnan vastuut ja valtuudet tulee jakaa seuraavien organisaation työntekijöiden kesken:

• 
  asiakirjojen hallinta;

• 
  tietojärjestelmien ja teknologioiden asiantuntijat;

• 
  organisaation johtajuus;
• 
  osastojen päälliköt;
• 
  järjestelmänvalvojat;

• 
  muut työntekijät, joille asiakirjojen luominen on osa työtään.

Vastuu-, toimivalta- ja suhteiden määrittelyn tärkein tavoite asiakirjojen käsittelyssä on asiakirjojen hallinnan sääntöjärjestelmän kehittäminen ja käyttöönotto. Säännöt:

vaatia työntekijöitä luomaan asiakirjoja johdon tarpeiden ja prosessien mukaisesti,

nuo. kirjattava asianmukaisesti asiakirjoihin hallintotoiminnot, joihin he osallistuvat;

• 
  varmistaa, että johtamistoimintaa tukevat tietojärjestelmät ja tekniikat luovat asianmukaiset asiakirjat;
• 
  takaa asiakirjojen säilymisen koko niiden hyödyllisen käytön ajan, ei vain organisaation itsensä, vaan myös ulkopuolisten asianomaisten tahojen (arkistolaitokset, tutkijat, tilintarkastajat) toimesta;
• 
  varmistaa, että asiakirjat tuhotaan tai talletetaan vain vahvistettujen menettelyjen mukaisesti.

• 
  erityisvastuu ja tilivelvollisuus arkistonhallinnan alalla on osoitettu ylemmälle henkilölle, jolla on tarvittavat valtuudet organisaatiossa;
• 
  johdon tehtävänä on tukea organisaation politiikkojen, kehityssuuntien, standardien, menettelytapojen ja arkistointikäytäntöjen soveltamista koko organisaatiossa;
• 
  asiakirjojen hallinnan ammattilaiset vastaavat kaikista asiakirjojen hallinnan osa-alueista, mukaan lukien arkistointijärjestelmien suunnittelusta, toteutuksesta ja ylläpidosta ja niiden toiminnasta, sekä organisaation kaikkien työntekijöiden koulutuksesta asiakirjojen hallintaan ja arkistointijärjestelmien toimintaan yksilöissä. harjoitella;
• 
  järjestelmänvalvojat ovat vastuussa siitä, että kaikki organisaation henkilöstön pyytämät ja käyttämät asiakirjat ovat tarkkoja, helposti saatavilla ja luettavia;
• 
  kaikki organisaation työntekijät ovat vastuussa heidän toimintaansa heijastavien johdonmukaisten, luotettavien, aitojen, käyttökelpoisten asiakirjojen luomisesta ja ylläpidosta.

Rekisterinhallinnan ammattilaiset luovat koko organisaatiossa yhtenäiset dokumentinhallintakäytännöt, -menettelyt ja -standardit ja varmistavat dokumenttien hallintaprosessien toteutuksen Osastopäälliköt ovat vastuussa siitä, että heidän työntekijänsä luovat ja säilyttävät dokumentteja, jotka ovat olennainen osa heidän työtään. vakiintuneiden menettelyjen ja standardien mukaisesti.

Kaikkien organisaation työntekijöiden, jotka luovat, vastaanottavat ja säilyttävät asiakirjoja päivittäisessä työssään, on tehtävä se vahvistettujen menettelytapojen ja standardien mukaisesti. Ja jos tilapäisiä työntekijöitä on mukana organisaation asiakirjojen hallinnassa, on tärkeää varmistaa, että he noudattavat asiaankuuluvia menettelytapoja ja standardeja.

Asiakirjanhallintajärjestelmä

Organisaation dokumenttien hallinnan tulee sisältää johtamisjärjestelmään ja johtamisprosesseihin integroitujen erityisjärjestelmien luominen, soveltaminen ja hallinta.

Tällainen hallinta suoritetaan järjestelmän puitteissa, jota kutsutaan "asiakirjajärjestelmäksi" tai "asiakirjojen hallintajärjestelmäksi", ja se määritellään tietojärjestelmäksi, joka mahdollistaa asiakirjojen keräämisen (asiakirjojen sisällyttämisen järjestelmään), asiakirjojen hallinnan ja pääsyn niitä.

Asiakirjanhallintajärjestelmällä tulee olla seuraavat ominaisuudet:

• 
  asiakirjojen aitouden, luotettavuuden, eheyden sekä käyttöönsopivuuden varmistaminen;
• 
  dokumenttienhallinnan luotettavuuden varmistaminen, ts. kyky luoda, käyttää ja säilyttää asiakirjoja pitkään ja oikein vahvistettujen menettelyjen mukaisesti;
• 
  varmistaa asiakirjojen hallintaan liittyvien toimien ja menettelyjen kokonaisuuden eheys ja yhtenäisyys;
• 
  sen varmistaminen, että kaikki asiakirjanhallintatoimet ovat asetettujen vaatimusten mukaisia ​​(ulkoiset ja sisäiset);

• 
  asiakirjojen hallinnan kattavuuden (monimutkaisuuden) varmistaminen kattamalla kaikentyyppiset toiminnot, kaikki tiedon esittämismuodot asiakirjoissa, kaikenlaiset tiedonvälittäjät.

• 
  asiakirjojen sisällyttäminen asiakirjanhallintajärjestelmään;
• 
  rekisteröinti;
• 
  luokitus;
• 
  pääsy ja suojaus;
• 
  asiakirjojen säilytys ja säilyttäminen;
• 
  asiakirjojen käyttö, niiden liikkumisen ja käytön valvonta;
• 
  asiakirjojen arvon tutkiminen;
• 
  asiakirjojen valinta (siirto) säilytystä tai tuhoamista varten.

• 
  Asiakirjojen hallintajärjestelmien suunnittelu;
• 
  järjestelmän dokumentaatio;
• 
  organisaation työntekijöiden koulutus;
• 
  asiakirjojen muuntaminen uusiin asiakirjanhallintajärjestelmiin;
• 
  standardien laatiminen, menetelmän laatiminen niiden noudattamisen ja noudattamisen arvioimiseksi;
• 
  pitkäaikaista arvoa omaavien asiakirjojen säilytysaikojen määrittäminen.

Asiakirjanhallintajärjestelmiä luotaessa ja sovellettaessa on otettava huomioon seuraavat vaatimukset, jotka määrittävät, että järjestelmän tulee:

• 
  niillä on toiminnallisia ominaisuuksia, joiden avulla voit suorittaa ja ylläpitää asiakirjanhallintaprosesseja;
• 
  varmistaa toimintojen dokumentointi asiakirjoilla, mikä tarkoittaa kaikkien erillisellä asiakirjalla suoritettujen tai tiettyyn asiakirjaan liittyvien toimintojen täydellistä ja tarkkaa dokumentointia;

• 
  varmistaa, että asiakirjoille osoitetaan tiedot niiden rakenteesta ja eheydestä, valtuutetun tilan hallinnasta, linkeistä muihin asiakirjoihin (ns. metadata);
• 
  huolehtia valvontajärjestelmän prosessien protokollien ylläpidosta, johon erillisellä asiakirjalla tehdyt toimenpiteet kirjataan yksityiskohtaisesti;
• 
  tarjota luotettavat ja tehokkaat keinot asiakirjojen säilyttämiseen ja fyysiseen suojaamiseen;
• 
  varmistaa asiakirjojen ominaisuuksien (aitouden, luotettavuuden ja käyttösoveltuvuuden) muuttumattomuus järjestelmän mahdollisissa muutoksissa (tallennus- ja esitysmuotojen muuttaminen, siirtyminen uuteen laitteisto- ja ohjelmistoalustaan, sovellusohjelmien korvaaminen tai laajentaminen jne.) ja jopa kun se lakkaa toimimasta;
• 
  tarjota oikea-aikaisia, tehokkaita ja turvallisia keinoja asiakirjojen saamiseen, hakemiseen ja käyttämiseen;
• 
  varmistaa tehokkaat menettelyt asiakirjojen säilyttämiseksi ja tarvittaessa tuhoamiseksi.