Как написать информационное письмо о смене реквизитов. Составляем письмо о смене банковских реквизитов организации

Каждое юридическое лицо имеет банковские реквизиты. Без расчётного счёта усложняется процесс уплаты налогов и ведение расчётов, увеличивается нагрузка на кассу. Счёт не является постоянным реквизитом компании, как ИНН или КПП. Как правильно составить письмо о смене банковских реквизитов?

Информирование контрагентов: право или обязанность?

Предприятие для кредитной организации является таким же клиентом, как и физическое лицо. За ним сохранено право смены банковского счёта внутри банка (закрытие старого и открытие нового) или перехода для обслуживания в другой банк. В любом случае встаёт вопрос, как написать информационное письмо о смене банковских реквизитов для заинтересованных лиц.

Если обязательность банковского обслуживания юридического лица является спорным вопросом российской юридической литературы, то обязательность уведомления о смене реквизитов контрагентов обсуждению не подлежит. Законодательно форма извещения не оговорена. Согласно сложившемуся в России деловому обычаю, организация направляет заинтересованным лицам письмо о смене банковских реквизитов.

Важно! Абзац третий статьи 30 Закона о банковской деятельности фиксирует право клиента на открытие любого необходимого ему количества счетов, без ограничения вида счёта или валюты.

Обязательство уведомить контрагента содержит статья 165.1 Гражданского кодекса (часть первая). Кодекс определяет данную категорию информации как «юридически значимое сообщение, влекущее последствия для другого лица».

Как видно, круг адресатов информационного письма определён законодателем максимально широко. Ими могут стать:

• партнеры по бизнес-проектам;
• клиенты;
• заказчики;
• поставщики;
• других заинтересованные лица.

Письмо об изменении банковских реквизитов организации следует отправить в надлежащий срок, так как соответствующие обязательства возникают у адресата только после получения новых реквизитов.

Пишем информационное письмо

Отдельных требований к этому виду корреспонденции не установлено. Учитывая высокую активность мошенников, письмо о смене расчётного счёта следует подготовить на фирменном бланке за подписью руководителя или главного бухгалтера. В связи с оперативным характером информации можно сделать предварительную рассылку сканированной копии письма с примечанием о дублировании послания почтой.

В зависимости от актуальности информации на момент получения, контрагент будет иметь возможность самостоятельно принять решения – дожидаться бумажного экземпляра письма или уточнить его достоверность у представителя организации.

В случае изменения данных расчётно счёта лучше, если образец письма о смене банковских реквизитов организации составляется совместно юридической и экономической службой. Адресатов, в зависимости от количества контрагентов, можно указывать:

• персонально – в «шапке» письма указывается почтовый реквизит адресата, его фамилия и инициалы, а также ставиться обращение «Уважаемый Имя Отчество!»;
• обезличено – в «шапке» письма указывается целевая группа адресатов с маркировкой «(по списку)». Например, «Клиентам ООО «ООО» (по списку)». В таком случае к письму дополнительно составляется лист рассылки, с перечислением адресатов.

Бланк письма о смене реквизитов можно скачать

Отдельные данные в текст сообщения лучше брать из учредительных документов:

• полное и краткое (если предусмотрено) наименование организации,
• юридический адрес.

Помимо этого следует указать:

• документ, который является основанием для информирования,
• новые реквизиты;
• дату изменения реквизитов.

Здесь можно посмотреть образец заполнения бланка 2018 года. А также скачать образец для использования в работе.

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Директору Департамента бухгалтерского

учёта - главному бухгалтеру

Т.В. АНТОНОВОЙ

Уважаемая Татьяна Викторовна!

Сообщаем Вам следующую информацию о реквизитах организации:

1. Номера государственных контрактов (соглашений), заключенных между Исполнителем (Получателем субсидии) и Минобрнауки России

2. ИНН/КПП организации и дата его присвоения

3. ОГРН организации и дата его присвоения

4. Полное наименование организации (должно соответствовать наименованию в Уставе и Свидетельстве о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц)

5. Сокращенное наименование организации (должно соответствовать одному из кратких наименований в Уставе и Свидетельстве о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц, и принимаемых в платежных документах как наименовании организации получателя средств)

6. Почтовый адрес

7. Юридический адрес в соответствии с классификатором адресов Российской Федерации (КЛАДР)

9. Наименование банка (по БИК)

10. Наименование отделения банка (если есть)

11. Номер отделения банка (если есть)

12. Расчетный счет

13. Корсчет банка (если есть)

14. ОКОПФ – обязательно

15. ОКВЭД (Общероссийский Классификатор Видов Экономической Деятельности (основной))

16. ОКДП (Общероссийский Классификатор Видов Экономической Деятельности, продукции и услуг (7 цифр))

17. ОКПД (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (по формату xx.xx.xx.xxx))

19. Для организаций, обслуживающихся в территориальных органах федерального казначейства:

19.1. код ТОФК

19.2. Краткое наименование ТОФК

19.3. Лицевой счет организации в ТОФК для получения средств по выполняемым заказам Министерства

ТЕКСТ-ПОЯСНЕНИЕ. УДАЛИТЬ ПОСЛЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ДАННОГО ПУНКТА.

[Бюджетные и автономные учреждения, Получатели субсидий по соглашениям в рамках программных мероприятий 1.1.,1.2.,1.3.,1.4.,2.1. и 2.2., у которых открыты лицевые счета в органах ФК, указывают соответственно 20 и 30 лицевые счета, используемые для учета финансового обеспечения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ)];

[Автономные учреждения, имеющие открытые счета в коммерческих банках, могут указывать реквизиты счета, открытого в коммерческом банке.]

[Бюджетные и автономные учреждения, Получатели субсидий по соглашениям в рамках программных мероприятий 3.1.1. и 3.1.2, у которых открыты лицевые счета в органах ФК, указывают соответственно 21 и 31 лицевые счета, используемые для учета средств с целевыми субсидиями];

[Автономные учреждения могут указывать реквизиты счетов, открытых в финансово-кредитных организациях. Перечисление средств на данные счета в соответствии с нормой 174-ФЗ от 3 ноября 2006 года возможно только при представлении отчетности о фактически произведенных организациейзатратах на выполнение работ. (АВАНСИРОВАНИЕ НЕВОЗМОЖНО )].

20. Ведомственная подчиненность

20.1. Код ведомства по Минфину (074- Минобрнауки)

20.2. Код ОКОГУ

21. Руководитель организации: Ф.И.О., телефон, E-Mail, документ-основание для наделения полномочий

22. Главный бухгалтер: Ф.И.О., телефон, E-Mail, документ-основание для наделения полномочий

23. Фамилия Имя Отчество и E-Mail лица, ответственного за информационное взаимодействие с Департаментом бухгалтерского учёта (управление реквизитами организации и иные процессы взаимодействия)

Руководитель организации подпись ФИО

Главный бухгалтер подпись ФИО

Форма письма о списке уполномоченных представителей

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ
Генеральному директору

ФГБНУ «Дирекция НТП»

Петрову А. Н.

Уважаемый Андрей Николаевич!

Сообщаем Вам перечень лиц, уполномоченных проводить работу по подготовке и получению из ФГБНУ «Дирекция НТП» материалов, связанных с заключением и исполнением государственного контракта (соглашения) № ________________ .

Ф.И.О. представителей, занимаемая должность, контактный телефон, e-mail.

Руководитель организации подпись ФИО

• Образцы доверенностей и коммерческих предложений
• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Одни из самых важных элементов деловой переписки является письмо о смене реквизитов. Необходимость написания такого письма и массовой его рассылки появляется в том случае, если в учредительные документы предприятия были внесены изменения.

Обязательное условия для заключения договора с любой фирмой — это реквизиты предприятия. В связи с этим, при смене реквизитов просто необходимо проинформировать об этом всех контрагентов, кредиторов и иных партнеров. Причем эта обязанность прописана в законах России, и её неисполнение грозит множеством неприятностей. Письмо о смене реквизитов составляется в едином стиле имеет идентичный вид независимо от рода деятельности контрагентов. Письмо обязательно заверяется юридически.

Письмо о смене реквизитов содержит множество очень важной информации:

1. Название организации, куда высылается это письмо
2. Кому непосредственно отправляется это письмо (должность, фамилия, имя и отчество ответственного лица)
3. юридический и почтовый адреса 9сначала указывается старый, а затем новый)
4. непосредственно текст письма, ради чего и затевается вообще это все (если проще, то причина смены реквизитов компании — чаще всего, это новый адрес её)
5. также в письме должна быть обязательно указана дата составления самого письма, а также дата точная, когда еще будет выслано соглашение к договору, в котором были бы зарегистрированы новые реквизиты
6. Обязательно должна присутствовать подпись лица, который составил и выслал это письмо — про это ни в коем случае нельзя забывать, чтобы потом можно было спросить с того человека.

В тексте письма обязательно нужно указывать, что изменение реквизитов компании не отменяет и не изменяет права и обязанности обеих сторон, также нужно указать с какого числа старые реквизиты считаются утратившими силу.
Письмо о смене реквизитов пишется самостоятельно. Не существует какого-либо специального бланка или шаблона. Отправляется чаще всего такие персоналом как менеджеры бухгалтеры и подобные электронной почтой, поскольку это наиболее удобный способ. Чем раньше сменились реквизиты — тем раньше нужно об этом сообщить, дабы не навлекать на себя беды, ведь всем известно что налоговый кодекс РФ отличается жестокостью.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Ведь если, скажем, организация поменяла адрес, но не сообщила об этом своему поставщику, в выставленных им счетах-фактурах будут содержаться устаревшие сведения об адресе покупателя. А это станет препятствием для налогового вычета. Или, например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.

Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов - дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.

Информационное письмо на изменение реквизитов: образец

Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.

Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.

Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.

Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.

После открытия юридического лица или приобретения статуса индивидуального предпринимателя может понадобиться уведомление о смене реквизитов. Речь идет и о банковских реквизитах (для расчета), и о смене юридического адреса, наименования и т.п.

Физические лица, работающие по трудовому договору, подают работодателю , в т.ч. при смене реквизитов счета или пластиковой карты. Тогда как организации (и ИП) обязаны сообщить актуальные сведения об изменении реквизитов своим контрагентам по договору или иным обязательствам, а в некоторых случаях и в налоговую инспекцию.

Пример уведомления о смене реквизитов

Общество с ограниченной ответственностью «Премьера»

ОГРН 19684769169 ИНН 61849849346

юр. адрес: 396650, Россия, Воронежская область, г. Россошь,

ул. Интернациональная, 29

Настоящим уведомляем Вас о том, что исполнение денежных обязательств по договору транспортной экспедиции № 49-82/2017 от 10 января 2017 г., заключенного между ООО «Премьера» и ООО «БизнесТран», просим выполнять с даты получения настоящего уведомления по следующим реквизитам: расчетный счет 409735468468460365464 в банке ПАО «ЮТП12», к/с 301468461604979296 БИК 6496846.

О получении уведомления просим проинформировать по электронной почте: “адрес почты”. Настоящее уведомление направлено в соответствии с п. 9.4. вышеуказанного договора и не требует заключения дополнительного соглашения между Сторонами.

Поступившие денежные средства на предыдущий расчетный счет 545496849469864 являться надлежащей оплатой по договору не будет, что повлечет начисление неустойки и возможное .

Генеральный директор А.А. Галевская

Когда составлять уведомление о смене реквизитов

Со 02 мая 2014 г. юридические лица и индивидуальные предприниматели больше не обязаны уведомлять налоговые органы об открытии счетов в банках. В то же время в целях осуществления валютного контроля обязанность уведомить об открытии счета в банке, находящемся за пределами РФ, осталась. Причем делать это должны и предприниматели, и организации, и физические лица. В таких случаях российским резидентам понадобится специальная форма уведомления (можно найти на официальном сайте ФНС), форма по КНД 1120107.

Реквизиты компании всегда включаются в текст договора. Поэтому при их смене всех контрагентов по действующим договорам необходимо уведомить. Письмо составляется в свободной форме, заверяется подписью директора и печатью организации. Почему это важно? Потому что если контрагент произведет оплату по старым реквизитам, он считается выполнившим свою обязанность. Даже если лицензия у банка уже отозвана.

Содержание и вручение уведомления о смене реквизитов

Документ составляется по факту изменения реквизитов или заранее (если они известны, к примеру, счет уже открыт, то заблаговременно). В договоре могут содержаться определенные требования о порядке направления документов контрагенту. К примеру, только или, в том числе, по электронной почте, факсу. Первый вариант, разумеется, наиболее приемлем.

При составлении договора за неуведомление о смене реквизитов может быть предусмотрена или даже . Направляется сообщение на все известные адреса, в т.ч. из выписки ЕГРЮЛ, полученные при переписке, на сайте контрагента.

Уведомление о смене реквизитов вместе с доказательствами его вручения может запрашиваться судом в случае споров по исполнению договоров и иных обязательств.